Jack și John Optimistul erau frați și acum parteneri într-o afacere despre care erau siguri că le va aduce libertatea pe care și-o doreau.
Au făcut și o firmă și au numit-o „Fabricanții de Fleacuri”.
Jack și John își încep parteneriatul cum fac majoritatea. Adică, împărțind munca.
Când Jack nu produce fleacuri, o face John.
Când Jack nu poate servi un client, îl servește John.
La început, afacerea merge ca pe roate.
Atelierul este impecabil de curat.
Geamurile strălucesc.
Podelele sunt curățate cu meticulozitate.
Clienții zâmbesc.
Iar Jack și John se înghesuiesc să muncească.
Și așa lucrurile progresează mereu.
Luni deschide John. Marți, Jack. Miercuri, John. Joi, Jack.
În fond, sunt parteneri, nu-i așa ?
Dacă n-o fac ei, cine s-o facă ? Este doar cinstit să împartă munca.
Și continuă în acest fel. Iar afacerea începe să înflorească.
Deodată, este mai mult de muncă decât pot face Jack și John. Ei au nevoie de ajutor.
Așa că îl angajează pe Jerry. Un băiat grozav. Și în plus este un nepot de-al lor.
Dacă tot trebuie să plătească pe cineva, de ce să nu fie din familie ?
Acum Jack, John și Jerry merg înainte.
Dacă nu se ocupă Jack de contabilitate, atunci o face John.
Iar dacă nu se ocupă John și Jack, o face Jerry.
Și dacă John nu poate servi un client, se ocupă Jack și Jerry.
Lucrurile merg înainte. Afacerea prosperă. Jack, John și Jerry sunt ocupați până peste cap.
Nu durează mult până să li se alăture și Jimmy, care este fratele nevestei lui Jack. Băiat bun. Îi place să muncească. Este inimos și dornic de treabă.
Acum muncesc împreună Jack, John și Jerry, depășind etapă cu etapă.
Dacă Jack nu se ocupă de contabilitate, o face Jimmy sau John, sau Jerry.
Dacă John nu poate servi un client, o fac Jack sau Jerry sau Jimmy.
Toată lumea se ocupă de toate: deschid atelierul, răspund la telefon, se duc după sandvișuri, se ocupă de depozitare. Și așa depășesc etapă după etapă.
Dar deodată, fleacurile încep să fie returnate. Pare că ei nu mai lucrează cum obișnuiau s-o facă.
” N-am mai avut niciodată necazul astă mai înainte „, îi spune Jack lui John. John se uită la Jimmy. Jimmy se uită la Jerry.
Dintr-odată, registrele de contabiș2litate încep să arate ciudat.
” N-am mai avut niciodată necazul ăsta mai înainte „, îi spune John lui Jack. Jack se uită la Jerry. Jerry se uită la Jimmy.
Și asta nu-i tot.
Activitatea începe să scadă.
Lipsesc unelte.
Praful începe să se așeze pe fleacuri.
Cartonul ondulat este împrăștiat pe masa de lucru.
Sunt cuie în cutia șuruburi și șuruburi în cutia cu cuie.
Jack, John, Jerry și Jimmy încep să se ciocnească unul de altul în drumurile lor.
Dau din coate ca să-și facă loc în spațiul de lucru.
Ferestrele nu mai sunt curățate.
Podeaua nu mai este măturată.
Atmosfera începe să se încingă.
Dar cine să spună ceva ? Și ce să spună ? Și cui ?
Dacă toată lumea face de toate, atunci cine este responsabil pentru ceva anume ?
Dacă Jack și John sunt parteneri, cine este șeful ?
Dacă sunt amândoi, ce se întâmplă când Jack îi spune lui Jerry să facă ceva și John nu-i dă voie să facă ?
Atunci când Jimmy vrea să meargă să-și ia prânzul, cui trebuie să-i spună ? Lui Jack ? Sau lui Jerry ?
Cine trebuie să se asigure că atelierul nu rămâne fără oameni ?
Dacă fleacurile nu sunt făcute cum trebuie, cine trebuie să se ocupe de reparații ?
Dacă cheltuielile nu sunt echilibrate, cine răspunde de echilibrarea lor ?
Dacă podelele au nevoie să fie curățate, ferestrele spălate, atelierul trebuie deschis sau închis, clienții trebuie serviți – cine este responsabil pentru a obține rezultatele dorite ?
Ceea ce nu înțeleg Jack și John este că fără o organigramă a personalului, totul atârnă de noroc și bunele sentimente, de personalitățile oamenilor și de bunăvoința pe care ei o arată.
Din păcate, personalitățile, bunăvoința și norocul nu sunt suficiente pentru succesul unei organizații; doar ele singure sunt o rețetă sigură pentru haos și dezastru.
Organizația are nevoie de ceva mai mult.
Organizarea firmei dumneavoastră
Să începem de la capăt cu firma „Fabricanții de fleacuri”.
Jack și John Optimistul stau în bucătăria lor .
Ei s-au hotărât să înființeze firma „Fabricanții de fleacuri”.
Sunt entuziasmați de perspective, dar știu că, dacă vor să aibă succes, trebuie să abordeze lucrurile diferit de felul cum își încep afacerea majoritatea oamenilor.
Primul lucru pe care hotărăsc să-l facă este să se gândească la afacere ca la o societate pe acțiuni în loc de un parteneriat limitat.
În loc să se considere simpli partenș2eri, se gândesc acum că ar fi deținători de acțiuni.
După ce au muncit într-un sistem de parteneriat cu alte persoane – și au dat greș – Jack și John știu că nu există nimic mai răi decât un astfel de parteneriat care merge prost, așa cum se întâmplă de asftel cu multe dintre ele.
Nu face excepție nici măcar o afacere de familie.
Jack și John știu deja că afacerile de familie sunt chiar mai rele decât un parteneriat între străini.
Dar un parteneriat este și o afacere de familie ?
Nu, Jack și John hotărăsc să procedeze diferit.
Stând acolo, lângă masa din bucătărie, Jack și John iau fiecare câte o foaie de hârtie și își scriu numele în partea de sus a paginii.
După nume, ei scriu : Scopul fundamental.
În următoarea oră, sau cam așa ceva, Jack și John vizualizează fiecare cum ar vrea să arate viața lui și își scriu concluziile pe foaia aflată în fața lor.
Apoi mai petrec vreo oră vorbind despre ce au scris, împărtășindu-și visurile personale, descoperind probabil în acea oră mai mult despre fiecare decât au aflat în toți anii aceștia ca frați.
Următorul pas pe care-l fc Jack și John este să tragă o linie la aproximativ o treime de capătul unei pagini albe. Deasupra liniei scriu cu litere îngroșate ACȚIONARI. Au căzut de acord că acesta va fi rolul lor în afara afacerii.
De asemenea, au căzut de acord că, în interiorul afacerii, se vor gândi la ei de-acum înainte ca la niște ANGAJAȚI.
Ei înțeleg că acest lucru îi va scăpa de o mulțime de necazuri mai târziu.
Următorul pas va necesita mai mult timp: conceperea Obiectivului strategic al firmei „Fabricanții de fleacuri SA”. Așa că, Jack și John se apucă de lucru cu entuziasm.
John este de acord să facă cercetările necesare privind Modelul Demografic Central pe care l-au ales de probă. Câți cumpărători potențiali sunt în teritoriul unde au optat să facă afacerea ? Are populația o tendință de creștere ? Care sunt concurenții ? Care sunt prețurile pentru fleacuri și cum se vând ele ? Există un viitor pentru fleacuri în acel teritoriu ? Care este creșterea anticipată a teritoriului ? Se așteaptă schimbări ale zonelor ?
John este de acord, de asemenea, să creeze un chestionar pe care să-l trimită prin poștă unui eșantion de consumatori aparținând Modelului lor Demografic Central pentru a afla cum se simt tratați acești consumatori de către alți producători de fleacuri.
În acelați timp, John va telefona personal unui număr de 150 de consumatori. El va efectua o Analiză a Necesităților pentru a înțelege mai bine ce gândesc și ce simt consumatorii la adresa fleacurilor. Ce înseamnă fleacurile pentru ei ? Cum le-au schimbat viața aceste fleacuri ? Dacă și-ar putea cumpăra vreun fel de fleac, cum ar trebui el să arate ? Cum s-ar simți dacă l-ar folosi ? Ce așteaptă să le ofere un fleac de bună calitate ?
John se angajează să efectueze cercetarea până la o anumită dată.
Între timp, Jack este de acord să adune datele financiare preliminare necesare pentru a face un împrumut la bancă – un proiect de buget de exploatare și o proiecție a fluxului de lichidități în primul an de funcționare.
Odată, ce au fost adunate informațiile despre consumatori, despre concurență și despre prețuri, Jack și John se vor întâlni din nou și vor finaliza Obiectivul strategic introducând cifrele finale necesare obținerii împrumutului.
Norocul este alături de ei. Informațiile pe care le culege John despre Modelul Demografic Central, concurență și prețuri sunt mai mult decât încurajatoare.
Ei finalizează Obiectivul strategic și apoi încep să se ocupe de sarcina dezvoltării organizatorice – crearea Organigramei de personal.
Deoarece Obiectivul strategic le-a arătat cum vor desfășura afacerea ( localizarea, asamblarea și vânzarea fleacurilor și a accesoriilor necesare unui anumit tip de consumator din cadrul teritoriului descris sub numele de North Marine West), Jack și John cad de acord că Organigrama de personal va necesita următoarele poziții:
- Președinte și șef de exploatare responsabil pentru realizarea globală a Obiectivului strategic. Raportează ACȚIONARILOR în care sunt incluși Jack și John.
- Vicepreședinte de marketing, responsabil cu identificarea clienților și găsirea a noi căi de a furniza acestora satisfacțiile pe care le așteaptă din folosirea fleacurilor, la un cost mai scăzut și cu mai mare ușurință. Raportează Președintelui.
- Vicepreședinte de exploatare, responsabil cu păstrarea clienților prin livrarea celor promise de marketing și cu descoperirea unor noi căi pentru asamblarea fleacurilor la un cost mai scăzut și cu mai mare eficiență, astfel încât să-i ofere clientului un serviciu mai bun. Raportează Președintelui.
- Vicepreședinte pentru finanțe, reponsabil cu sprijinirea atât a Marketingului, cât și a Exploatării pentru îndeplinirea reponsabilităților care le revin prin realizarea standardelor de profitabilitate și prin asigurarea de capital ori de câte ori este necesar și la cele mai mici dobânzi. Raportează Președintelui.
- Subordonate Vicepreședintelui de marketing sunt două poziții: Manager de vânzări și Manager pentru cercetare și reclamă.
- Subordonate Vicepreședintelui de exploatare sunt trei poziții: Manager pentru producție, Manager pentru servicii și Manager pentru utilități.
- Subordonate Vicepreședintelui pentru finanțe sunt două poziții: Manager conturi creditoare și Manager conturi debitoare.
Jack și John se trag înapoi și privesc zâmbind Organigrama de Personal completă a firmei Fabricanții de Fleacuri SA. Arată în mod sigur ca o companie mare. Singura problemă este că pozițiile vor avea în dreptul lor numele lui John și Jack. Ei fiind singurii doi angajați.
Dar ceea ce au făcut ei, în fapt, a fost să descrie toate activitățile ce se vor desfășura la Fabricanții de Fleacuri SA atunci când întregul potențial al firmei va fi atins.
Și mai important, ei au descris activitățile ce trebuie realizate imediat!
Jack și John își dau seama că nu este nicio diferență între firma de astăzi și cea de mâine; activitățile sunt aceleași; numai fețele se vor schimba.
Următoarea sarcină de care se apucă Jack și John este să scrie Contractul postului pentru fiecare poziție din organigrama de personal.
Contractul postului ( cum îl numim noi, cei de la GERBER Business Development Corporation ) conține un rezumat al rezultatelor ce trebuie obținute de fiecare ocupant al unei poziții din firmă, activitățile de care este responsabil ocupantul postului respectiv, o listă a standardelor după care sunt evaluate rezultatele muncii lui și un loc pentru semnătură prin care se atestă că persoana este de acord să îndeplinească acele responsabilități.
Jack și John știau că un Contract al postului nu este o descriere a postului.
Are forma unui contract între firmă și angajat, nu este doar o descriere a postului și rezumă regulile jocului într-o firmă.
Acest contract oferă fiecărei persoane dintr-o organizație un sentiment de angajare și responsabilitate.
Prin urmare, Contractul postului este documentul care identifică cine va trebui să dea socoteală pentru ce produs.
Fabricanții de Fleacuri S A
Organigrama de personal
Odată finalizate Contractele posturilor din noua lor firmă, Jack și John, în calitate de acționari, procedează la îndeplinirea celei mai sensibile sarcini din noua lor asociere: numirea oamenilor ce vor umple căsuțele din organigramă.
Și deoarece sunt numai ei doi, devine și mai critică abordarea acestei sarcini cu înțelepciune și atenție pentru a evita erorile din trecut.
Odată ce s-au așezat, coboară sub linia orizontală și în mijlocul hârtiei desenează o căsuță în care scriu șef de Exploatare sau Președinte al noii lor corporații.
Următorul pas dificil este, desigur, să hotărască care dintre ei vor ocupa această poziție, înțelegând că nu poate fi ocupată decât de unul. Nu pot exista doi șefi de Exploatare într-o firmă. Cineva trebuie făcut responsabil. Cineva trebuie să fie șeful.
Va fi Jack ? Va fi John ?
Ei cântăresc problema cu seriozitate.
Aceasta este persoana care e responsabilă, în final, în fața lui Jack și John pentru realizarea visului lor.
După ce s-a gândit cu grijă, John decide pe cont propriu că Jack ar trebui să fie șeful.
Deși John este fratele mai mare, el știe în inima lui că Jack și-a luat întotdeauna responsabilitățile mai în serios.
Jack a fost întotdeauna mai profund, mai meticulos decât John. În timp ce John a fost întotdeauna cel mai creativ dintre ei doi, dar nu creativitatea este necesară în această poziție, ci spiritul de organizare.
În fond, economiile lor de o viață sunt în joc.
Dacă vor ca afacerea să ofere fiecăruia ce își dorea, cineva va trebui să ia într-adevăr lucrurile foarte serios.
John discută cu Jack despre decizia sa.
Amândoi înțeleg care este miza jocului. Un angajament de încredere unul față de altul și față de Obiectivul strategic pe care l-au cizelat împreună cu mare grijă.
Amândoi înțeleg că este vorba de mai mult decât o simplă slujbă: este un angajament făcut din inimă.
După o lungă discuție, cad de acord ca Jack să fie Președinte, iar Jack acceptă solemn poziția împreună cu autoritatea ce derivă din ea semnând Contractul postului de Președinte și șef de Exploatare. Urmează cele trei poziții de vicepreședinți pentru Marketing, Operațiuni și Finanțe.
Jack îl întreabă pe John dacă ar fi de acord să fie Vicepreședinte de Marketing, având în vedere că a făcut o treabă excepțională în proiectul de cercetare de marketing pe care l-a realizat la începutul asocierii lor.
John aprobă cu entuziasm – aceasta este munca pe care a sperat tot timpul s-o facă – și semnează bucuros Contractul pentru postul de Vicepreședinte de Marketing. Apoi Jack contrasemnează contractul în calitatea lui de Președinte al firmei.
Urmează Vicepreședintele de Exploatare. Jack este de acord să preia această poziție pentru că ar fi dificil pentru John să se ocupe în același timp de fabricarea fleacurilor și de vânzarea lor.
De această dată, Jack semnează Contractul postului, atât pentru poziția de Vicepreședinte de Exploatare, cât și pentru Președinte.
În final, Jack își asumă responsabilitatea de Vicepreședinte pentru finanțe și semnează Contractul postului pentru această poziție. Nu există nicio îndoială cu privire la cine este mai potrivit pentru această poziție dintre Jack și John.
John își asumă acum pozițiile de Manager de vânzări, Manager pentru cercetare/reclamă și semnează Contractele posturilor respective.
Jack își asumă pozițiile de Manager de producție, Manager de Servicii și Manager pentru Utilități, precum și cele ale Managerilor pentru costuri creditoare și debitoare și semnează Contractele posturilor respective.
Cu toate contractele posturilor semnate, Jack și John se trag înapoi pentru a doua oară ca să vadă ce au de făcut. Când văd, se simt șocați! Jack a căpătat opt slujbe, iar John numai trei! Ceva trebuie schimbat.
După ce se gândesc o vreme, ei cad de acord ca John să preia responsabilitățile Managerilor pentru conturi creditoare și debitoare, precum și cele ale Managerului pentru Servicii.
Asta înseamnă șase slujbe pentru fiecare.
Oricine ar trebui să fie capabil să facă șase slujbe într-o zi medie, gândesc despre ei cu ambiție Jack și John.
Și în sfârșit, organizarea este gata!
Încă nu s-au apucat de munca efectivă și cu toate acestea , amândoi au fost capabili să conceapă firma , activitățile care trebuie realizate, standardele după care se vor măsura responsabilitățile fiecărui post și care sunt raporturile ierarhice și competențele postului.
Și finalizând acest act pregătitor, un sentiment de ordine îi cucerește pe Jack și John. Un sentiment de mândrie.
Deoarece, în ciuda dimensiunilor muncii care le stă în față, pare mai realizabilă.
Cumva, Jack și John știau că vor reuși să ducă totul la capăt.
Acum sunt organizați.
Au ceva care arată ca un plan.
Prin conceperea Organigramei de personal, Jack și John au generat, de asemenea, proiectul Prototipului francizei.
Prototipul postului: A te înlocui pe tine cu un sistem
Odată creată imaginea unei afaceri așa cum va arăta ea în final, Jack și John au început procesul de creare a prototipurilor.
Dar nu din vârful organizației, ci de la baza ei.
Ei încep să lucreze la afacere de acolo de unde încep să lucreze în afacere, adică de la pozițiile de specialist în vânzări, specialist în producție și contabil.
Nu pleacă de la pozițiile de proprietari, parteneri sau acționari. Nici de la pozițiile de Președinte sau Vicepreședinte de Marketing.
Încep cu poziția de angajați aflați la baza organizației. Încep făcând Munca Tactică, nu Munca Strategică.
Munca Tactică este munca pe care o fac toți tehnicienii.
Munca Strategică este munca pe care o fac managerii.
Dacă Jack și John vor ca afacerea lor să prospere, ei trebuie să găsească alți oameni care să facă Munca Tactică, astfel încât ei să se elibereze pentru a face Munca Strategică.
Organigrama de personal este mijlocul prin care poate fi realizat acest transfer.
Să privim cum trec John și Jack prin același proces de creștere pe care ei l-au trăit la începutul acestui capitol, dar evitând de această dată dazastrul anterior prin procesul de creare a prototipurilor posturilor în Organigrama de personal.
Jack și John se apucă de treabă în afacerea lor. Dar acum există o diferență. Ei nu mai sunt interesați să lucreze în afacerea lor. Se concentrează acum pe dezvoltarea unei afaceri care să funcționeze. Pentru aceasta, încep să lucreze într-un mod total diferit.
Pe când Jack se apucă de treabă în poziția de specialist de vânzări, el muncește de asemenea pe poziția de Manager de vânzări și Vicepreședinte de Marketing.
Pe când John se apucă de treabă ca specialist în producție, el muncește de asemenea pe poziția de Manager de producție și Vicepreședinte de Exploatare.
Cu alte cuvinte, John și Jack încep să-și construiască afacerea privind fiecare post ca și cum afacerea ar fi Prototipul francizei.
Pe când John muncește în poziția de specialist de vânzări, el muncește de asemenea pe poziția de Manager de vânzări, implementând Procesul de dezvoltare a afacerii prin Inovare, Cuantificare și Standardizare.
Fiecare dintre ei se întreabă: ” Ce ar deservi mai bine clientul în acest caz ? Cum aș putea să-i ofer clientului ceea ce-și dorește făcând minimum de efort și maximizând, de asemenea profiturile firmei ? Și în același timp, cum i-aș putea oferi persoanei responsabile pentru această muncă cea mai bună experiență posibilă? „.
John începe să testeze hainele pe care le poartă ca specialist în vânzări pentru a vedea ce culori și ce stil produce cel mai mare impact pozitiv asupra clienților.
El începe să testeze și folosirea unor cuvinte diferite.
De asemenea, începe să se gândească la modul cum firma interacționează cu clienții săi și cum poate fi modificată fiecare componentă a acestei interacțiuni pentru a crește eficiența.
Și pe măsură ce cuantifică impactul inovațiilor sale, le alege pe cele mai productive și le descrie în Manualul Operațiunilor de Vânzări al firmei Fabricanții de Fleacuri SA.
În scurt timp, Manualul Operațiunilor de Vânzări conține scenarii precise pentru rezolvarea apelurilor telefonice care intră și care ies; pentru întâmpinarea clientului la ușă; răspunsuri exacte la cererile de informații ale clienților, la plângerile și preocupările lor; sistemul prin care intră o comandă, prin care sunt tranzacționate retururile, prin care sunt tratate cererile pentru noi produse, prin care este asigurat inventarul.
(Poveste extrasă din ” Mitul Întreprinzătorului „, de Michael Gerber. Mulțumim editurii Amaltea pentru permisiunea de a o reda aici.)
Cartea: Primii 12 Ani în Propria Afacere – Poveste practică de supraviețuire și prosperitate
Autor: Lorand Soares Szasz
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Dacă ţi-a plăcut, te invit: să distribui(share)sau să apreciezi(like) sau să comentezi(comment) postarea.
Mulţumesc, Zâmbetul Soarelui !
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Zâmbetul Soarelui 
Lasă un comentariu